Základy archivního výzkumu*

Jan Šimek

Ústav českých dějin, FF UK, Praha

Archivy využívají ke své odborné práci především badatelé a studenti historických oborů, prameny zde ale mohou najít i antropologové, sociologové, demografové či geografové. Následující text bude stručným uvedením do problematiky archivnictví se zřetelem k praktickému využití archivu. Po objasnění základních pojmů následuje seznámení s archivní sítí a způsobem členění archivních fondů, přehled základní literatury a informačních zdrojů, závěr pak patří praktickým doporučením k bádání v archivu.

Archiv, archiválie

Archivnictví je jednou ze složek podílejících se na výkonu státní správy a samosprávy a jako takové podléhá zvláštní zákonné úpravě.[1] Definice základních pojmů oboru, jako je archiv či archiválie, proto nacházíme v archivním zákoně, který stanovuje i pravidla výběru, evidence a kategorizace archiválií, zásady jejich ochrany, práva a povinnosti původců, vlastníků, držitelů i správců archiválií, určuje organizační soustavu našeho archivnictví a upravuje i možnosti využití archiválií k vědeckým i soukromým účelům.

Slovo archiv má několik významů - vedle označení archivní budovy se takto může označovat třeba ediční řada (Archiv český) či například soubor archiválií od jednoho původce (který by se správněji měl označovat jako archivní fond) - my jím však budeme rozumět instituci, která „slouží k ukládání archiválií a péči o ně“.[2] Archiválií potom rozumíme „záznam, který byl vzhledem k době vzniku, obsahu, původu, vnějším znakům a trvalé hodnotě dané politickým, hospodářským, právním, historickým, kulturním, vědeckým nebo informačním významem vybrán ve veřejném zájmu k trvalému uchování a byl vzat do evidence archiválií“.[3] Přestože v archivech převažují dokumenty písemné, na formě záznamu nezáleží – součástí archivního fondu mohou být i dokumenty obrazové, zvukové či elektronické (tyto pak zcela převažují nad písemnými dokumenty kupříkladu v některých specializovaných archivech, jako je např. Archiv České televize či Archiv Českého rozhlasu aj.), anebo i hmotné předměty, jako jsou např. pečetidla. Na rozdíl od knihoven a muzeí, která rovněž shromažďují pozůstatky lidské činnosti trvalé hodnoty, jsou v archivech uloženy organicky vzniklé soubory dokumentů úřední povahy, které archiv získává od původce v podstatě automaticky – povinně a bezplatně (archiv sice může rozšířit své fondy koupí nebo dostat archiválie darem, to se však děje spíše výjimečně).

Soustava archivů

Současné institucionální uspořádání archivů v Česku má kořeny v 50. letech minulého století, kdy byl na základě vládního nařízení z roku 1954 vytvořen tzv. jednotný archivní fond (dnes se užívá termínu národní archivní dědictví), do nějž patří všechny archiválie na našem území.[4] Pro mnoho úřadů a podniků to nově znamenalo povinnost odevzdávat písemnosti do státních archivů. Zároveň došlo ke slučování archivů, při ministerstvu vnitra začala působit archivní správa a od počátku 50. let byly zakládány státní okresní archivy.

Po přijetí nynějšího zákona o archivnictví došlo k určitým administrativním změnám (např. státní okresní archivy se staly vnitřní organizační jednotkou státních oblastních archivů), archivní soustava jako taková ale zůstala zachována. Podle zákona se archivy člení na veřejné a soukromé, mezi veřejné archivy patří Národní archiv, státní oblastní archivy, specializované archivy, bezpečnostní archivy a archivy územních samosprávných celků, mezi archivy soukromé náleží ostatní archivy zřizované fyzickými nebo právnickými osobami.[5]

Největším a nejvýznamnějším českým archivem je Národní archiv v Praze (dříve Státní ústřední archiv). Národní archiv spravuje fondy vzniklé činností centrálních státních úřadů od počátku české státnosti po dnes.[6]

Dalším stupněm v archivní soustavě je osm státních oblastních archivů, jejichž sídlem je vždy obec, podle níž jsou pojmenovány. Správními obvody těchto archivů jsou kraje. Jedná se o tyto archivy[7]:

- Státní oblastní archiv v Praze (Středočeský kraj a Praha),

- Státní oblastní archiv v Třeboni (Jihočeský kraj),

- Státní oblastní archiv v Plzni (Karlovarský a Plzeňský kraj),

- Státní oblastní archiv v Litoměřicích (Liberecký a Ústecký kraj),

- Státní oblastní archiv v Zámrsku (Královéhradecký a Pardubický kraj),

- Moravský zemský archiv v Brně (kraje Jihomoravský, Zlínský a Vysočina),

- Zemský archiv v Opavě (Moravskoslezský a Olomoucký kraj).

Kromě písemností krajských úřadů jsou ve státních oblastních archivech uloženy i písemnosti patrimoniální (fondy velkostatků) a církevní správy (např. matriky). Zemské archivy v Brně a Opavě navíc spravují stavovské a samosprávní fondy Moravy a Slezska.

Nejpočetnějším prvkem archivní soustavy jsou státní okresní archivy, které ovšem administrativně nejsou samostatné, ale považují se za organizační jednotky státních oblastních archivů. Státní okresní archivy spravují písemnosti okresních úřadů, škol v příslušném okrese, farní a především obecní archivy včetně archivů městských. Netýká se to města Prahy, Brna, Ostravy, Plzně a Ústí nad Labem, které mají samostatné archivy (podle současného zákona jsou archivy těchto měst považovány za archivy územních samosprávných celků).[8]

Specializované archivy mohou zakládat organizační složky státu, státní příspěvkové organizace, státní podniky, vysoké školy, školy a právnické osoby zřízené zákonem.

Mezi specializované archivy patří např. Archiv Akademie věd ČR, Archiv Univerzity Karlovy, Archiv Národního muzea, Literární archiv Památníku národního písemnictví, Archiv Českého rozhlasu, Archiv České televize, Národní filmový archiv, Vojenský historický archiv, Archiv Parlamentu ČR, Archiv Kanceláře prezidenta republiky a Archiv Pražského hradu, Archiv ministerstva zahraničí, Archiv České národní banky, Všeodborový archiv Českomoravské konfederace odborových svazů či podnikový Archiv Škoda.

Bezpečnostní archivy si zřizují zpravodajské služby, Národní bezpečnostní úřad, ministerstva obrany a vnitra - využití těchto archivů veřejností je omezeno tím, že se zde shromažďují informace podléhající utajení.

Funkce archivu

Z ustanovení archivního zákona můžeme vyvodit pět základních funkcí archivu: shromažďovat, uchovávat, evidovat, zpracovávat a zpřístupňovat archiválie.

Jak již bylo řečeno, archiv shromažďuje - přebírá - archiválie od původců automaticky, na základě ustanovení příslušného paragrafu archivního zákona. Původcem archiválie se přitom rozumí „každý, z jehož činnosti dokument vznikl“.[9] Jedná se především o úřady státní správy a územní samosprávy, ale třeba i státní příspěvkové organizace, školy a zdravotnická zařízení (tj. veřejnoprávní původci), stejně jako nadace, politické strany a či firmy (tj. soukromoprávní původci).[10] Každá instituce je povinna vést spisovou službu, která eviduje příjem, oběh, vyřízení, odeslání a uložení nebo vyřazení jejích spisů. Vyřízený spisový materiál vzniklý činností jednoho původce se ukládá ve spisovnách (přičemž je ukládán podle principu určeného spisovým plánem, např. chronologicky nebo systematicky), po uplynutí doby, kdy má uložený spisový materiál pro původce význam, se provede výběr a skartace (vyřazení) materiálu. Ty dokumenty, které mají trvalou hodnotu, předává původce do archivu. Zde potom nastupuje odborný archivář, který provede další, tzv. vnitřní skartaci (vyřadí např. duplikáty spisů), spisy roztřídí, uspořádá, uloží do kartonů a zaeviduje. Výběrem dokumentů trvalé hodnoty vzešlých organickou činností jednoho původce vzniká archivní fond.[11] Archivní fondy, které odrážejí organizační strukturu svého původce, jsou typickým a jedinečným rysem archivů, vedle nich ovšem existují i archivní sbírky, které najdeme i u jiných institucí (např. v knihovnách). Archivní sbírka je definována jako „soubor archiválií navzájem propojených jedním nebo několika společnými znaky“.[12] Nejčastěji jsou do sbírek začleněny dokumenty stejného druhu, u nichž není významný jejich původce - jedná se především o plány, mapy, fotografie, grafické listy nebo pečetidla, v podobě sbírek jsou ale např. v Národním archivu uloženy i sněmovní artikuly, patenty, dvorské dekrety a reskripty a třeba i původní archivní pomůcky.[13]

Ke zpracování archivního materiálu je možné přistoupit několika způsoby. Archiválie mohou být uloženy podle původu, archivní fond pak tvoří materiál vzešlý od jednoho původce - v tomto případě hovoříme o provenienčním principu. Naproti tomu je možné archiválie uspořádat podle obsahové příbuznosti bez ohledu na jejich původce - tento přístup označujeme jako pertinenční princip. Prakticky se ovšem pertinenční princip v archivnictví uplatňoval naposledy někdy v první polovině 19. století, po vyhlášení zásady respektování fondu ve Francii roku 1841 se celosvětově prosadil princip provenienční. Do ucelené archivní teorie tento princip rozpracovali holandští archiváři Samuel Müller, Johan Feith a Robert Fruin ve své „Příručce pro uspořádání a popis archivů“ vydané roku 1898, kterou položili základ modernímu archivnictví.[14] Přísně vzato by podle holandské archivní teorie měl provenienční princip respektovat původ archiválií ve dvou ohledech – za prvé by měly archivní fond tvořit archiválie vzniklé činností jednoho určitého původce, za druhé by mělo uspořádání těchto archiválií v archivu ctít původní členění spisů ve spisovně u původce. Tato druhá zásada, označovaná jako registraturní princip, je ovšem značně diskutabilní a na rozdíl od zásady první nebyla obecně přijata. Ve 30. letech 20. století vystoupil německý archivář Adolf Brenneke s názorem, že archivář v případě nutnosti - např. když není spisový materiál původcem uspořádán vůbec nebo nevyhovujícím způsobem - může fond přeuspořádat. Tento přístup je znám jako volný provenienční princip. Jestliže archivář uspořádává spisy znovu, činí tak podle hlediska, které považuje za nejvhodnější (chronologicky, podle typu archiválií nebo jejich obsahové příbuznosti), vždy ale přihlíží k organizační struktuře instituce, která je jejich původcem.

Evidence archiválií a jejich typy

Každá základní evidenční archivní jednotka - fond nebo sbírka - je označena názvem svého původce a chronologickým vymezením - např. Okresní úřad Říčany 1855 -1942, Velkostatek Praha - Uhříněves 1621 - 1927, Sbírka patentů 1591 - 1908, v případě soukromé provenience pak jménem osoby (Slavíkova pozůstalost); pro názvy institucí se běžně používají zkratky (okresní úřad = OÚ, velkostatek = Vs). Úřední materiál se pak dělí do několika základních typů archiválií: listiny, knihy, spisy (akta), účetní a ostatní materiál (např. mapy nebo technická dokumentace). [15] V inventáři fondu badatel dohledá, jaký přesně materiál se v jednotlivých kategoriích dochoval, např. (fond OÚ Říčany): Knihy - protokol o schůzích okresní správní komise (1928 -), zápisy ze schůzí okresního zastupitelstva (1929 - 1932), policejní hodiny divadla atd., Spisový materiál: seznamy spisů přejímaných 1855 OÚ Říčany od okresního hejtmanství v Jílovém, presidiální spisy a protokoly (1923-42) atd. Není snad třeba zdůrazňovat, že ne každý fond obsahuje všechny zmiňované typy archiválií.

Archivní pomůcky a databáze

Badatelům archiválie zpřístupňují archivní pomůcky, z nichž některé slouží i k jejich evidenci. Nejobecnější archivní pomůckou je průvodce po fondech, který badatele seznamuje s obsahem toho kterého archivu a možnostmi jeho využití. Každý průvodce po fondech je vytvořen podle následujícího schématu: První, úvodní část stručně seznamuje s historií archivu, v případě okresních či oblastních archivů následuje popis správního vývoje regionu. Druhá část stručně a co nejvýstižněji popisuje fondy v archivu uložené. U jednotlivých fondů je vždy uveden název, krátká historie původce a dějiny fondu, jeho časový rozsah a vlastní popis fondu (hlavní skupiny materiálu fondu, rozčlenění agendy, věcný obsah materiálu), badatel se zde dozví i o rozsahu fondu (počet knih, kartonů atd.) a stavu jeho uspořádání (fond může být uspořádaný třeba jen částečně, případně vůbec neuspořádaný, a tím pádem pro badatele nepřístupný). Nakonec je uvedena literatura o fondu (případně edice) a archivní pomůcky k němu vyhotovené. Pro snadnější orientaci badatele bývá průvodce vybaven rejstříkem osobních a místních jmen a věcným rejstříkem. Průvodce po fondech vydala většina archivů v Česku, problémem pro badatele může být jejich zastaralost - nemusí zde být třeba uvedeny nově získané fondy, případně fondy převedené v rámci reorganizace do jiného archivu.

Fundamentální archivní pomůckou je inventář fondu. Jedná se o soupis všech inventárních jednotek fondu (listiny, knihy, spisy atd.), který se vyhotovuje k uspořádanému fondu, tzn. že všechny uspořádané a badatelsky využitelné fondy mají inventář (existuje sice archivní pomůcka zvaná prozatímní inventární seznam, té ale scházejí podstatné náležitosti inventáře, jako je úvod či rejstříky, a má pouze dočasnou platnost). Podobně jako v průvodci po fondech, i zde najdeme v úvodu pojednání o dějinách fondu a jeho původci, ovšem v mnohem podrobnější podobě, v závěru inventáře je opět rejstřík. Každý záznam v seznamu inventárních jednotek (rozděleného na listiny, knihy atd.) sestává z inventárního čísla, signatury, heslovitého popisu obsahu (např. císařský reskript o hrdelním právu nebo kniha žalob a obvinění apod.), vnější charakteristiky archiválie (např. česky, vazba měkká, novodobá, rukopis převázán v roce 1962, velikost 23 x 35 cm ), obsahuje časový rozsah (např. 1605 - 1624) a číslo kartonu, kde je daná archiválie uložena (např. kt 2). Příklad citovaný v závorkách se týká staršího materiálu, navíc knihy. Zejména v případě spisů z novějšího období nemusí být situace tak jasná. V inventáři totiž obvykle nejsou popisovány jednotlivé archiválie, ale jejich skupiny - neví-li badatel přesně, co a kde hledat, měl by v první řadě důkladně pročíst úvod inventáře, který by ho měl navést žádoucím směrem. Jednotlivé archiválie jsou popisovány v katalogu. Tato archivní pomůcka je pro badatele velmi cenná - obsahuje podrobnější záznamy listin a knih (včetně rozpisu obsahu knihy), zejména ale spisového materiálu, kde je předmětem popisu každý jednotlivý spis v rámci inventární jednotky. Zpracování katalogu je ovšem pro archiváře velmi pracné, proto se katalogy vyhotovují pouze k těm nejcennějším a nejvíce využívaným fondům, případně pouze určitým částem fondu.

Poslední frekventovanou archivní pomůckou jsou rejstříky. Ty podle určitých kritérií (místní, osobní či věcný rejstřík) odkazují na archiválie z více fondů jednoho archivu, které tomuto kritériu odpovídají, a badatel v rejstříku zjistí odkaz se signaturou příslušné archiválie. Pro badatele by jistě bylo velmi prospěšné, kdyby existovaly rejstříky všech fondů v každém archivu, žádný generální rejstřík však zatím není k dispozici. Rozvoj informačních technologií v posledním desetiletí však výrazným způsobem zasáhl i do archivnictví a z přechodu archivů na elektronickou evidenci archiválií a archivních pomůcek profitují i badatelé. Přes internet je dostupná databáze Archivní fondy a sbírky v České republice[16], která byla veřejnosti zpřístupněna roku 2002 (obsahuje údaje o přibližně 155 000 fondech a sbírkách a 115 000 archivních pomůckách). Obsahem databáze jsou údaje o fondech a archivních pomůckách většiny veřejných archivů u nás, badatel může dohledat údaje o názvu fondu či sbírky, název archivu, kde je fond uložen a jméno původce, zjistí místo vzniku fondu, jeho časový rozsah a dozví se i o existujících archivních pomůckách. Aplikace je vybavena odkazem na podrobný návod, který uživateli ozřejmí nejen vše potřebné k vyhledávacím možnostem databáze.

Archivy využívají pro vyhledávání informací o fondech a pomůckách i speciální aplikaci zvanou Archivní VadeMeCum, která opět vychází z celostátní evidence archivních fondů a sbírek zvané PEVA (není online, aktualizace této databáze probíhají pouze jednou ročně). Tato internet/intranetová aplikace umožňuje jednotlivým archivům poskytovat rozšířené informace o svých fondech.[17]

Je třeba zdůraznit, že zmiňovaná databáze obsahuje skutečně pouze záznamy o fondech a archivních pomůckách, nikoliv naskenované archiválie a pomůcky. Přesto je její využití pro badatele výraznou časovou úsporou - zadáním vhodného dotazu může jednoduše a bez nutnosti osobní návštěvy v archivu zjistit, jaký archivní materiál by ke svému tématu měl prozkoumat, poznamenat si signaturu a archiválie si objednat. Některé archivy sice používají systém Badatelna[18], který jim velmi usnadňuje evidenci badatelů a požadavků na archivní materiál a zároveň badatelům teoreticky umožňuje i elektronickou objednávku archiválií, prakticky však možnost elektronické objednávky z domova zatím není rozšířena (je ale možné svůj požadavek zatelefonovat nebo poslat mailem).

Jak bylo řečeno výše, převážná část archiválií ani archivních pomůcek není dostupná v elektronické podobě a badatel musí kvůli jejich studiu cestovat do archivu. Existují však výjimky - jsou archivy, které se některé mimořádně cenné archiválie ze svých fondů rozhodly takto veřejnosti zpřístupnit.[19] Zatím se však spíše jedná o výjimečné jednotliviny než celé fondy. O něco lepší je situace u archivních pomůcek - opět se jedná pouze o zlomek z jejich počtu, nicméně přesto je možné na stránkách archivů najít odkazy na inventáře v elektronické verzi ve formátu PDF (zejména se jedná o pomůcky k fondům uspořádaným a zpřístupněným v posledních letech).[20]

Edice

V souvislosti s usnadněním přístupu k archiváliím je ještě třeba zmínit otázku edic archiválií. Edice je doslovný přepis či přetisk pramene, který se řídí určitými pravidly (Šťovíček 2002). Již v 19. století vzniklo několik významných edičních počinů, které si vytkly za cíl zpřístupnit tímto způsobem širší veřejnosti zásadní prameny k našim dějinám. Nemá smysl na tomto místě všechny jmenovat, seznamují se s nimi studenti každého historického prosemináře a jejich výčet je snadno dohledatelný ve skriptech typu Úvod do studia dějepisu či mezi elektronickými studijními materiály kateder historie. Ediční práce je však nesmírně náročná, proto se tento typ zpřístupnění opět týká pouze těch nejvýznamnějších pramenů. Jde-li o zpřístupnění pramene sice významného, ale rozsáhlého, pořizují se tzv. regesta (stručné výtahy obsahu).[21] Jednotlivé prameny, většinou méně významné a menšího rozsahu, mohou být vydány jako příloha článku těžícího z tohoto pramene, případně otištěny v některém odborném periodiku.[22]

Jakkoliv je práce s edicí jednodušší než se samotnou archiválií, ani samotná edice nemusí být dobře dostupná (byť by základní ediční řady měly být ve fondech každé vědecké knihovny). Vyplatí se proto opět pátrat na internetu, zda příslušná edice není dostupná elektronicky.[23]

Jak bádat

Využití archiválií ke studijním účelům upravuje v první řadě archivní zákon, který stanovuje, do kterých archiválií je možné nahlížet a do kterých ne. Právě to vyvolalo v době schvalování zákona bouřlivou diskuzi v odborné i širší veřejnosti. Kritika směřovala především na ustanovení čtvrtého dílu zákona o nahlížení do archiválií, kde stojí: „(1) K nahlížení v archivech jsou přístupné jen archiválie starší třiceti let, není-li dále stanoveno jinak. (2) Do archiválií vztahujících se k žijící fyzické osobě, jejichž obsahem jsou citlivé osobní údaje, lze nahlížet jen s předchozím souhlasem této osoby. Archiv vyrozumí dotčenou osobu o žádosti o nahlížení a požádá ji o souhlas.“[24] V případě vyšetřování zločinů nacismu nebo komunismu toto ustanovení bádání do značné míry komplikuje, problémy ale způsobuje třeba i badateli zabývajícímu se výzkumem archiválií hromadného charakteru (sčítání lidu, studentské matriky apod.). Další závažná námitka směřovala proti následujícímu paragrafu, podle kterého může archiv odepřít nahlížení do archiválií, pokud „stav zpracování archiválií nahlížení neumožňuje“ (nezpracováno je přitom velké množství fondů nejen nových, ale i starších).[25]

Bezprostředně se badatel řídí badatelským řádem každého archivu. Studiu archiválií se může věnovat každý, kdo prokáže svoji totožnost (občanský průkaz, pas)[26] a vyplní badatelský list, kam kromě personálií napíše i účel, ke kterému hodlá archiválie využít (vědecký, studijní, soukromý) a téma své práce. Je vhodné, aby měl badatel pokud možno již před vstupem do archivu co nejjasnější představu, co vlastně hledá. Tu může (třeba i včetně odkazu na pramen, který ho zajímá) získat studiem literatury, případně rešerší v databázi Archivní fondy a sbírky v ČR (zde si je možné ověřit, ve kterém přesně archivu jsou prameny uloženy a zda jsou přístupné). V badatelně archivu jsou k dispozici tištěné archivní pomůcky, badatelé mohou využívat i knihovny archivu (odborná literatura a časopisy, edice pramenů, slovníky).

Pokud si badatel neví rady, jaké archiválie ke svému tématu využít a kde je hledat, může se obrátit o radu na zaměstnance archivu. Službu v badatelně (příjem a výdej archiválií, vyplňování badatelských a objednávkových listů, dozor) obvykle vykonávají zaměstnanci bez vysokoškolského vzdělání, vždy je však k dispozici i graduovaný archivář schopný kompetentně poradit. V případě komplikovanějšího dotazu je možné vyžádat si konzultaci se správcem fondu, který badatel studuje - správce by měl o problematice daného fondu vědět nejvíce. Odborné dotazy archivářům a konzultace s nimi nejsou nijak neobvyklé, badatel, zvláště začínající, nemá důvod ostýchat se zeptat. Je ovšem třeba ctít určitou hranici - archiváři sice mohou poradit, ale rozhodně není jejich povinností provádět za badatele heuristiku, natož potom prameny číst či překládat. Co se týče čtení starších rukopisných pramenů, naprosto není třeba předem absolvovat specializovaný seminář paleografie. Není sice od věci podívat se předem do paleografické čítanky či některé z příruček pro amatérské genealogy, kde jsou názorně uvedeny typy jednotlivých písem, k pochopení česky psaných textů však většinou stačí „začtení“.

Objednávka vybraného archivního materiálu se děje buď přes počítač, nebo (častěji) vyplněním objednávkového lístku. Neděje se běžně, že by archiválie byly předloženy na počkání, archiv si na vyhledání obvykle vymiňuje lhůtu tří dnů. V menších archivech (okresní archivy) nebo ve dnech, kdy není takový provoz, se badatel sice může dočkat, spoléhat na to však nelze (např. I. oddělení Národního archivu v Praze má zavedený takový systém, že prioritně vyřizuje objednávky mimopražských badatelů, aby ze své návštěvy stihli vytěžit maximum). Archiválie jsou předkládány bezplatně, zpoplatněny jsou pouze reprodukce, které nevycházejí právě levně - vždy se totiž jedná o fotokopie, xeroxování archiválií nepřipadá v úvahu. Nejvýhodnější je proto pořizování vlastních fotografií digitálním fotoaparátem, které je rovněž upraveno badatelským řádem (badatel musí podat žádost o zhotovení vlastních fotografií, uvést počet snímků a jaké archiválie chce fotografovat), většina našich archivů však v tomto ohledu neklade badatelům překážky. Archiválie se studují vždy prezenčně a pouze v badatelně, absenční výpůjčka je zcela vyloučena. V určitých - velmi výjimečných - případech může ředitel archivu schválit zápůjčku do jiného archivu, kde ji bude mít badatel k dispozici. Při manipulací s archiváliemi si badatel musí počínat maximálně šetrně, běžným požadavkem je použití obyčejné tužky na poznámky či molitanové podložky při studiu knih.

Nejvíce frekventované archiválie se - z důvodu ochrany originálů - půjčují na mikrofilmech, v kopiích jsou předkládány i mimořádně vzácné archiválie. Obecně se nepůjčují archiválie z neuspořádaných (a proto nepřístupných) fondů, i zde je ale možné požádat o výjimku, která se posuzuje individuálně.

Citace poznatků vytěžených z archivního materiálu není - na rozdíl od citací literatury - upravena žádnou normou. Odkaz na archiválii však má několik pravidel, která mají vést k jedinému cíli - možnosti bez problémů dohledat citovanou archiválii jiným badatelem. Zásadně se vždy začíná názvem archivu, kde je archiválie uložena, následuje název fondu. Pro označení archivu se užívají ustálené zkratky - Národní archiv se zkracuje NA (bývalý název tohoto archivu - Státní ústřední archiv - SÚA), státní oblastní archiv SOA, státní okresní archiv SOkA, podobně i další (např. Archiv Národního muzea ANM atd.).Zkratky je možné použít i pro název fondu, ovšem až při opakované citaci (AS - apelační soud, AM - archiv města apod.). Jedná-li se o rozsáhlý fond, uvádí se po jeho názvu ještě fondové oddělení. Následovat by měla signatura nebo inventární číslo (hledá-li archivář podle něj), nezbytně nutné je i uvést číslo knihy nebo kartonu (jedna signatura totiž může obsahovat třeba i několik desítek až stovek kartonů), žádoucí je uvést i další členění, pokud je to možné (ročník, číslo spisu). Pokud to nevyplývá z vlastního textu práce, je možné v citaci uvést i název příslušného dokumentu, datum a místo jeho vzniku.

Příklady citace archivní pomůcky a dvou archiválií:Sedlák, M. ARCHIV MĚSTA ŘÍČANY, 1575 - 1945. Prozatímní inventární seznam, 1969, s. 34, ev.č. 40.

SOA v Praze, Velkostatek Praha – Uhříněves, spisy hospodářské, politické a soudní 1652-1820, i. č. 473, kt. 115, nařízení hejtmana panství Uhříněves z 24. 4. 1698 (opis)

SOkA Praha – Východ, Archiv města Říčany, i. č. 13, kt. 4, Soudní manuál 1692-1718.

Literatura o archivnictví

Základní příručkou oboru je Archivní příručka (Šambergr et al. 1965) - ta je však primárně určena samotným archivářům, nikoliv badatelům, poslední vydání navíc pochází z počátku 70. let a kromě toho, že je v mnoha ohledech zastaralá, je i hůře dostupná. Pro hlubší a komplexnější seznámení s oborem mohou dobře posloužit vysokoškolská skripta, např. Úvod do archivnictví (Štouračová 1999) vydaný brněnskou Masarykovou univerzitou. Z poslední doby pochází i několik praktických příruček, jejichž smyslem je usnadnit zaměstnancům různých úřadů a institucí výkon spisové služby, pro badatele zas až takový význam nemají (Seidler 1995, Skala a Vít 2005).

Zájemce o hlubší vhled do problematiky (českého) archivnictví by měl dále sáhnout po dvou základních periodikách oboru - Archivním časopise (AČ) a Sborníku archivních prací (SAP). Obě recenzovaná periodika vycházejí od roku 1951 a jejich vydavatelem je odbor archivní správy a spisové služby Ministerstva vnitra ČR, která je odborným řídícím orgánem českého archivnictví. Na stránkách Archivního časopisu, který vychází čtyřikrát do roka v celkovém rozsahu kolem tří set stran, se kromě teoretických otázek archivistiky řeší především aktuální problémy archivnictví, rozebírají se zde organizační pokyny a metodické směrnice, řada studií se týká problematiky konzervace archiválií či jejich restaurování. Zásadní, často i několikasetstránkové práce jsou otiskovány ve Sborníku archivních prací, který vychází dvakrát do roka v rozsahu přes 600 stran. Příspěvky se přitom netýkají vždy pouze archivnictví, často zasahují do příbuzných oborů, zejména pomocných věd historických a dějin správy, vyskytují se ale i čistě historické studie. Velký prostor ve Sborníku archivních prací dostávají i edice pramenů, badatel by proto při heuristice měl věnovat zvýšenou pozornost rejstříkům tohoto sborníku - jsou-li prameny k dané problematice dostupné v moderní vědecké edici, odpadne nutnost podniknout leckdy namáhavý archivní výzkum.

Samostatné ročenky a sborníky, které obsahují příspěvky s archivní a historickou tematikou, vydává Národní archiv, všechny státní oblastní archivy i většina archivů okresních. Uvádět jejich výčet je bezpředmětné, informaci o tom, jaké publikace archiv vydává, někdy i spolu s obsahy alespoň nejnovějších ročníků, badatel jednoduše zjistí na webových stránkách archivu.[27]

Nejvýznamnější pomůckou začínajícího badatele bez ambicí pronikat do tajů teoretické archivistiky se bezpochyby stane Slovník pro historiky a návštěvníky archivů z pera třeboňského archiváře Václava Rameše (2005). Autor se výslovně zaměřuje na čtenáře archivní problematikou dosud nedotčeného, jak říká v úvodu, jeho práce je „určena těm, kteří teprve o návštěvě archivu přemýšlejí a stojí na počátku cesty. Ti by ji měli brát jako první informaci o tom, co mohou v archivech nalézt a jak se mají v obrovském množství archivních fondů a sbírek orientovat.“ (Rameš 2005:8) Z tohoto důvodu je vlastní slovníkové části předřazen „krátký exkurz do studia pramenných edic“, kde jsou vyjmenovány nejvýznamnější diplomatické edice, a připojen je i přehled základní literatury jednotlivých pomocných věd historických. Při tvorbě slovníkové části autor vycházel především ze dvou vynikajících, dnes už ale více než půl století starých a v mnohém zastaralých archivních slovníčků. Pojmy z archivnictví byly aktualizovány a rozšířeny, kromě nich slovník obsahuje hesla týkající se pomocných věd historických, dějin správy, práva a církevních dějin. V přílohách této publikace badatel najde adresář archivů, vzorový badatelský řád, výtah podstatných částí archivního zákona, seznam zkratek časopisů a sborníků, popis struktury fondů a sbírek vrchnostenské správy a měst, knih účtů cechů, dokonce stručný návod na sestavení rodokmenu a slovníček nejfrekventovanějších německých výrazů. Závěr publikace patří téměř vyčerpávajícímu seznamu literatury, bibliografií a pramenných edic vzniklých v období 1990 - 2004. Publikace je běžně dostupná ve všech typech knihoven, dá se i bez problémů koupit. Jediným problémem této publikace může být její chronologické vymezení, autor totiž výběr hesel ukončuje rokem 1945. Žádná příručka reflektující podobným způsobem politické, správní a právní změny ve druhé polovině 20. století bohužel neexistuje.

Stručné systematické poučení o archivech, archivní práci a archivnictví včetně nástinu jeho vývoje u nás i v zahraničí najdou začínající badatelé v Úvodu do archivnictví pro historiky z pera olomouckého archiváře a historika Josefa Bartoše. První vydání této zdařilé práce vyšlo už koncem 60. let, poslední - na němž se autorsky podílel Karel Chobot - pochází z roku 2000. Publikace tedy nereflektuje aktuální stav českého archivnictví po přijetí nového archivního zákona, jako úvod do problematiky však přesto stále poslouží velmi dobře.

S archivnictvím velmi úzce souvisejí tzv. pomocné vědy historické, které mají historikovi či komukoliv jinému, kdo pracuje s archivním pramenem, posloužit k jeho důkladnému rozboru a kritice. S paleografií (nauka o starém /latinském/ písmu), chronologií (nauka o měření času), genealogií (rodopisem), historickou metrologií (nauka o historických mírách), diplomatikou (nauka o písemnostech úřední povahy), kodikologií (nauka o rukopisech neúřední povahy), sfragistikou (nauka o pečetích), heraldikou (nauka o erbech), epigrafikou (nauka o nápisech) a numismatikou (nauka o platidlech) seznamuje Vademecum pomocných věd historických sepsané trojicí nestorů těchto disciplín, Ivanem Hlaváčkem, Jaroslavem Kašparem a Rostislavem Novým z Katedry pomocných věd historických a archivního studia Filozofické fakulty Univerzity Karlovy, a vydané v roce 2002. Jednotlivé kapitoly vždy podávají definici oboru, přehled základních pojmů, obecných dějin oboru i jeho vývoje u nás, v závěru je uvedena komentovaná bibliografie nejvýznamnější literatury. Toto kompendium, které je základním - a v podstatě jediným - dílem svého druhu, vyšlo opět v několika vydáních, naposledy roku 2002. Publikace je dostupná ve všech knihovnách, v knihkupectvích spíše výjimečně.

Při práci se starším rukopisným archivním materiálem je první podmínkou úspěchu jeho správné čtení. V tom badateli pomůže Paleografická čítanka (Hledíková, Kašpar a Ebelová 2000), která sestává ze dvou svazků - první obsahuje přepis textů, druhou, obrazovou část tvoří ukázky vývoje latinského písma od nejstarších po nejmladší. Stejnou službu badateli poskytne některá z mnoha publikací určených amatérským genealogům - v nich se dá kromě ukázek různých písem najít i jakýsi úvod do archivního výzkumu, ovšem pochopitelně s velmi výrazným zaměřením na otázky a problémy rodopisu. Při využití této literatury je také třeba mít na paměti, že autory jsou často amatéři sice zběhlí v praktickém výzkumu, ovšem bez odborného historického vzdělání (např. Lutonský et al. 1998, 1999).

Bibliografie

BARTOŠ, J. a K. CHOBOT. 2000. Úvod do archivnictví pro historiky. Olomouc: Univerzita Palackého.

BARTOŠ, J. a S. KOVÁŘOVÁ. 2005. Nauka o historických pramenech. Olomouc: Univerzita Palackého.

BITTNER, I. et al. 2005. Spisová a archivní služba ve státní správě, samosprávě a v podnikatelské sféře. Praha: Linde.

BŮŽEK, V. et al. 1994. Úvod do studia historia. České Budějovice: Jihočeská univerzita.

FRIEDRICH, G. 1997. Rukojeť křesťanské chronologie. Praha: Paseka.

HLAVÁČEK, I., KAŠPAR, J. a R. Nový. 2002. Vademecum pomocných věd historických. Jinočany: H & H, 2002.

HLEDÍKOVÁ, Z., J. Janák a J. Dobeš. 2005. Dějiny správy v českých zemích od počátků po současnost. Praha: NLN.

HLEDÍKOVÁ, Z., J. KAŠPAR a I. EBELOVÁ. 2000. Paleografická čítanka. Praha: Karolinum.

HOFMANN, G. 1984. Metrologická příručka pro Čechy, Moravu a Slezsko do zavedení metrické soustavy. Plzeň: Státní oblastní archiv v Plzni.

HROCH, M. 1985. Úvod do studia dějepisu. Praha: SPN.

KORDIOVSKÝ, E. a M. SVOBODA. Eds. 2004. Moderní archivnictví v Českých zemích a na Slovensku (XXVIII. Mikulovké sympozium 12. - 13. října 2004).

Brno: Moravský zemský archiv, 2005.

LÍVA, V. Ed. Prameny k dějinám třicetileté války. (Regesta fondu Militare). d. I–VIII [1527–1648]. Praha 1937 – 1938, 1951 – 1957.

LUTONSKÝ, B. et al. 1998. Slabikář a čítanka pro laické genealogy. Praha: Česká genealogická a heraldická společnost.

LUTONSKÝ, B. et al. 1999. Základy genealogie: soubor přednášek pro laické genealogy 1 - 2. Praha: Česká genealogická a heraldická společnost.

MALÝ, K. a F. SIVÁK. 1988. Dějiny státu a práva v Československu do roku 1918. Praha: Panorama.

MAUR, E.a D. PÍŠOVÁ. 1994. Sčítání konzumentů soli v Čechách roku 1702. HD 18.

RAMEŠ, V. 2005. Slovník pro historiky a návštěvníky archívů. Praha: Libri.

SEIDLER, M. 1995. Jak nakládat s písemnostmi? Aneb registry, spisovny a archivy obchodních společností. Ostrava: Montanex. SKALA, L. a M. Vít. 2005.

Slovníček spisové služby a archivnictví. Ústí nad Orlicí: Oftis.

ŠAMBERGER, Z. et al. 1965. Archivní příručka. Praha: Archivní správa ministerstva vnitra.

ŠTOURAČOVÁ, J. 2002. Úvod do archivnictví. Brno: Masarykova Univerzita Brno.

ŠŤOVÍČEK, I. 2002. Zásady vydávání novověkých historických pramenů z období od počátku 16. století do současnosti. Praha: Archivní správa MV ČR.

VACULÍK, J. a F. Čapka. 2004. Úvod do studia dějepisu a historický proseminář. Brno: Masarykova univerzita.

Zákon č. 499/2004 Sb. O archivnictví a spisové službě.